La pandemia global de COVID-19 alteró fundamentalmente la forma en que muchos - alrededor de todo el mundo - trabajamos, aprendemos y nos comunicamos entre nosotros.
Antes de la pandemia, muchos consideraban que trabajar desde casa era una ventaja, no la norma. Luego, las órdenes generalizadas de quedarse en casa obligaron a las oficinas, escuelas, restaurantes, centros comerciales y lugares de reunión a cerrar sus puertas, acelerando la adopción del trabajo remoto prácticamente de la noche a la mañana.
Las organizaciones con comunicaciones unificadas como servicio, o tecnología UCaaS, pudieron realizar la transición a un modelo de trabajo desde casa de manera mucho más fluida que aquellas que dependen de soluciones locales y multiplataforma.
A medida que las organizaciones invierten en iniciativas de transformación digital para respaldar una fuerza de trabajo distribuida, UCaaS se generalizará aún más y será esencial para mantener a los empleados conectados.
¿Qué es UCaaS?
UCaaS se puede dividir en dos elementos: "comunicaciones unificadas" y "como servicio".
Las comunicaciones unificadas se refieren a una única plataforma que ofrece una variedad de servicios de comunicaciones. Estos servicios pueden variar según la organización, pero normalmente deben incluir:
Conferencias de video, audio y web
Comunicaciones de voz / telefonía empresarial
Mensajería instantánea / chat
Como servicio significa entregado a través de la nube, en contraposición a una solución local. Las comunicaciones basadas en la nube ofrecen una mayor flexibilidad, lo que permite a los usuarios adaptarse sobre la marcha a un entorno empresarial en constante cambio.
Según Frost & Sullivan, se espera que el mercado mundial de UCaaS se expanda a una tasa de crecimiento anual compuesta de dos dígitos hasta 2025. Las comunicaciones unificadas son una inversión estratégica para las empresas que buscan mejorar sus comunicaciones en un entorno de trabajo cada vez más remoto.
¿Es UCaaS adecuado para su negocio?
Si su organización hace malabares con varios proveedores de comunicaciones diferentes, no está solo. Según un informe de Zoom-Forbes Insight, el 61% de los ejecutivos en 2019 dijeron que sus empresas están operando tres o más plataformas de comunicaciones por video.
Pero el uso de videoconferencias para reuniones internas del departamento, el servicio VoIP para llamadas de ventas, y una plataforma de seminarios web separada para sesiones de capacitación masivas, crea una experiencia de usuario fragmentada. Esta mayor fricción entre las comunicaciones de los clientes y los empleados impone una mayor carga a los equipos de TI para brindar soporte para diferentes soluciones.
Muchos lugares de trabajo modernos están cambiando al modelo UCaaS como una forma de abordar estos desafíos. Unificar las soluciones de comunicación reduce la complejidad, estimula la colaboración y permite flujos de trabajo más optimizados en toda la empresa.
Beneficios de una plataforma UCaaS
Algunos de los beneficios más importantes de UCaaS incluyen:
Facilidad de uso: UCaaS simplifica las comunicaciones tanto para usuarios tradicionales como para usuarios expertos en tecnología. Ofrece la experiencia de ventana única para todas las necesidades de comunicaciones: no hay necesidad de abrir múltiples aplicaciones.
A continuación, se muestra un ejemplo de cómo UC agiliza las comunicaciones al permitir que los usuarios pasen sin problemas de una llamada telefónica a una videollamada con pantalla compartida:
Capacidad de adaptación: como ha demostrado la pandemia de COVID-19, las necesidades comerciales pueden cambiar de la noche a la mañana. Los servicios de comunicación en la nube permiten a las organizaciones mantener la continuidad del negocio si ocurre una crisis, brindándoles acceso rápido a los archivos de la empresa, opciones de implementación flexibles y funcionalidad completa desde un entorno remoto.
Colaboración mejorada: con funciones como videollamadas, chat y uso compartido de pantalla en una plataforma, los colegas pueden colaborar fácilmente de manera visual y atractiva. Además, la integración con otras aplicaciones basadas en la nube facilita la creación de flujos de trabajo personalizados que pueden mejorar la eficiencia y la comunicación dentro de su organización.
Ahorro de costos: los servicios de comunicación en la nube se ofrecen a través de un modelo basado en suscripción con cargos mensuales predecibles. Debido a que no es necesario invertir y actualizar hardware costoso, generalmente es más rentable con una inversión inicial mínima.
Cómo elegir un proveedor de UCaaS
¿Está listo para consolidar y optimizar sus soluciones de comunicaciones? Aquí hay 10 preguntas que debe hacer al evaluar proveedores de comunicaciones unificadas:
¿La plataforma ofrece todos los servicios y características que mi organización necesita?
¿La plataforma es segura? ¿Protegerá nuestra privacidad y datos?
¿Es confiable? ¿Tiene un historial de proporcionar un rendimiento empresarial de alta calidad para voz, video y chat?
¿Ofrece una experiencia de usuario intuitiva con funciones que permiten una mayor colaboración y una comunicación más sólida?
¿La plataforma se integra a la perfección con aplicaciones esenciales para nuestro negocio, como Salesforce, Quickbooks o Microsoft Teams? ¿Tiene soluciones que mejoran los flujos de trabajo, la comunicación y la eficiencia?
¿Qué tan flexible es la plataforma? ¿Permite opciones como BYOC (traiga su propio operador telefónico), enlaces troncales SIP de terceros, API flexibles, etc.?
¿El proveedor ofrece capacitación e incorporación para ayudar a aumentar la adopción?
¿Continuará el proveedor ofreciendo soluciones innovadoras y funciones de vanguardia?
¿Tiene el proveedor experiencia en atender a los clientes de mi industria, con una variedad de casos de uso e historias de implementación exitosa?
¿Es la solución rentable? ¿Me ahorraré dinero al eliminar la necesidad de múltiples contratos, inversiones en hardware y mantenimiento?
Elegir un proveedor de UCaaS que ofrezca el ajuste perfecto para las necesidades actuales y futuras de su organización es clave para simplificar las comunicaciones, movilizar a su fuerza laboral y garantizar la continuidad y escalabilidad del negocio.
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